Froggy Events
Offsite de empresa: encuentro fuera de la oficina, normalmente de uno o varios días, que combina sesiones de trabajo (estrategia, planificación, un kick-off) con tiempo para que el equipo conecte: actividades, comidas y una noche juntos.
Away day o jornada fuera: la versión de un solo día. Sin alojamiento, una jornada completa fuera de la oficina y vuelta a casa por la noche.
Para la mayoría de equipos, una jornada bien diseñada es suficiente. Alargadlo a varios días solo si la gente viaja y necesita hotel de todas formas, o si el contenido necesita de verdad más tiempo.
Cada vez más peticiones nos llegan de fuera de Madrid, y también de fuera de España: un equipo europeo que quiere reunirse aquí, un kick-off regional con la oficina española como anfitriona, o una empresa que simplemente quiere juntar a todo el mundo en un sitio con buen tiempo y buena comida. Hemos producido más de 500 eventos para más de 400 empresas, y las preguntas se repiten. Aquí están las respuestas.
Qué ciudad elegir
Empezad por tres preguntas: desde dónde viaja la gente, cuántos sois y cuánto del programa es trabajo y cuánto experiencia. La respuesta suele apuntar a una de estas.
Tenemos la base en Madrid y viajamos con equipo y material propios. Hemos hecho eventos en Barcelona, Valencia, Sevilla, Córdoba, Zaragoza, Ávila, Aranjuez, Las Palmas y otras ciudades. Las tienes todas en nuestra página de team building en España.
¿Uno o varios días?
Es la decisión que más pesa en el coste y la complejidad, y en la que más equipos se equivocan por pasarse de largo.
- Un día (jornada fuera). Sesiones de trabajo por la mañana, actividad de equipo por la tarde y cena para cerrar. Cubre lo que necesitan la mayoría de equipos y nadie tiene que hacer maleta. Ideal cuando todo el mundo está en la misma ciudad.
- Dos días o más. Tiene sentido cuando la gente viaja y necesita alojamiento de todas formas, o cuando el contenido (un offsite de estrategia, un kick-off anual) necesita de verdad más tiempo del que cabe en un día. El segundo día suele ser más corto: una última sesión de trabajo y una comida de despedida. El transporte y el alojamiento de los asistentes los gestionamos nosotros dentro del programa.
Una prueba útil: si quitarais la noche de hotel, ¿la agenda seguiría necesitando el día extra? Si la respuesta es no, una sola jornada bien producida probablemente tendrá más impacto.
Cómo montar la agenda
Los offsites que la gente recuerda equilibran tres cosas: trabajo concentrado, tiempo para conectar y un momento de celebración. Una estructura típica:
Llegada y bienvenida
Un desayuno o café de bienvenida, para que quienes llegan de sitios distintos empiecen el día juntos y no a goteo.
Sesiones de trabajo
Estrategia, resultados, planes para el año. Mejor por la mañana, cuando hay más energía, y dejad la tarde para el equipo.
La actividad de equipo
Lo que convierte una reunión en un offsite. Con grupos mixtos, formatos como un Master Cooking, un Master Cóctel o un Megaconcurso hacen que todo el mundo participe a la vez. Nuestras actividades duran entre hora y media y dos horas y son a partir de 10 personas, así que encajan bien entre las sesiones y la cena.
Cena y cierre
Cena, música y el momento en que se celebra el año. Suele ser de lo que más se habla después.
Dos ejemplos reales: para el equipo de Serveo diseñamos una jornada completa en una finca en Madrid para 90 personas, con desayuno de bienvenida, reunión corporativa, un Master Cóctel con audiovisuales y cena con barra libre y música. Para el Colegio Aquila produjimos una jornada para más de 300 personas en Madrid que combinaba una gymkhana por equipos, DJ y cena en un solo día. Tienes más en nuestros casos de éxito.
¿Preparáis un offsite en España?
Cuéntanos cuántos sois, qué ciudad tenéis en mente y las fechas, y te proponemos un programa.
Pedir propuesta →Con cuánta antelación
- Grupos de 100 a 300 personas: tres o cuatro meses es un margen razonable.
- Con alojamiento, desplazamientos o ponentes externos: al menos seis meses.
- Grupos pequeños y eventos de un día: se pueden organizar con menos margen, pero reservar antes da más donde elegir en espacios y fechas.
Reservar antes no abarata el evento. Lo que te da es margen de elección: más espacios, más fechas y más opciones de catering y extras.
El idioma
Si vuestro equipo es internacional, decidid pronto si el offsite será todo en inglés, bilingüe o en español con apoyo. Cambia cómo se diseñan las actividades y cómo se forman los equipos. Hacemos actividades en inglés con regularidad, y explicamos cómo acertar en nuestra guía de team building en inglés en Madrid.
Presupuesto
Como referencia, una actividad de equipo cuesta desde unos 40 € por persona (sin IVA) y una jornada completa con espacio y catering, unos 120 € por persona. Los programas de varios días con hotel y varias comidas al día quedan bastante por encima. Fuera de Madrid, el desplazamiento de nuestro equipo de producción se presupuesta aparte y desglosado, para que veas exactamente lo que suma.
Explicamos cómo se construye un presupuesto, y cómo comparar propuestas, en la guía de cuánto cuesta un team building.
Cómo elegir organizador
Cuando organizas desde otra ciudad u otro país, quién está sobre el terreno importa más que nada. Estas preguntas separan a una productora de un intermediario:
En Froggy Events somos una productora 360: diseñamos y ejecutamos cada evento con equipo propio, te ayudamos a elegir el espacio, coordinamos el catering, gestionamos el transporte y el alojamiento de los asistentes cuando el programa lo requiere, y viajamos con nuestros dinamizadores y el material desde Madrid. Equipos de empresas como Amazon, Google, CaixaBank e Iberdrola han trabajado con nosotros, y tenemos más de 500 reseñas en Google con una media de 5,0.
This guide is also available in English.